在商业交易中，"

三单"

指的是采购订单（O）、发票（Invoice）和收货确认单（Receit），这三个文件对于确保交易顺利进行至关重要。何时使用这三单呢？以下是详细的解答和实际应用指导。

一、采购订单（O）何时用？

1.确定采购需求 在开始采购前，首先需要明确采购的具体需求和预算，这时就可以使用采购订单来记录这些信息。

2.供应商确认 将采购订单发送给供应商，以确认商品规格、价格、数量、交货日期等细节。

3.订单跟踪 采购订单是跟踪订单进度的重要依据，有助于确保采购流程的透明性和效率。

二、发票（Invoice）何时用？

1.付款依据 发票是供应商要求付款的正式文件，它提供了交易金额、支付条款和付款期限等信息。

2.财务记录 发票对于企业财务记录至关重要，有助于进行成本核算、税务申报和预算管理。

3.对账核对 在收到发票后，企业需要将其与采购订单进行核对，确保账目相符。

三、收货确认单（Receit）何时用？

1.验货确认 收货确认单用于记录收货情况，包括商品数量、质量、包装等信息，确认收货无误。

2.供应商评估 通过收货确认单，可以评估供应商的履约情况，为后续的合作提供参考。

3.结算依据 在完成验货并确认无误后，收货确认单可作为结算的依据，确保供应商得到应得的报酬。

三单的使用时机如下：采购订单用于确定需求和供应商确认；发票用于付款依据和财务记录；收货确认单用于验货确认和结算依据。合理使用这三单，有助于确保交易顺利进行，降低风险，提高企业运营效率。